Een offerte laten goedkeuren door je klant
Zet een offerte op verzonden en leg de goedkeuring van je klant vast met naam en tijdstip, in het klantportaal of door jezelf namens de klant.
Een offerte is pas aanvaard als de klant haar goedkeurt. Klantura legt de naam, het tijdstip en de versie van de goedkeuring vast.
De offerte verzenden
- Open de conceptofferte en controleer de regels.
- Kies Verzenden. Heb je wijzigingen die nog niet zijn opgeslagen, dan heet de knop Opslaan en verzenden.
- De offerte krijgt de status Verzonden.
Klantura stuurt de offerte nu nog niet per e-mail naar je klant. Wil je haar zelf doorsturen, kies dan Voorbeeld en pdf en daarna Afdrukken of opslaan als pdf.
De goedkeuring vastleggen
Door de klant zelf. In het klantportaal staat boven de offerte “Deze offerte wacht op jouw goedkeuring.” De klant kiest Goedkeuren, vinkt aan dat hij akkoord gaat, typt zijn volledige naam en kiest Digitaal goedkeuren.
Door jou, namens de klant. Heeft je klant telefonisch of per mail ja gezegd?
- Open de verzonden offerte.
- Kies Goedkeuring van klant registreren.
- Controleer de naam, vink aan dat de klant akkoord gaat en kies Digitaal goedkeuren.
De offerte krijgt de status Aanvaard. Het blok Goedkeuring toont wie goedkeurde, wanneer en voor welke versie. De goedkeuring staat ook in het logboek en de eigenaar en planner krijgen een melding.
Een offerte afwijzen
Kies Afwijzing registreren (of als klant Afwijzen) en geef een Reden op. Die is verplicht. Bevestig met Offerte afwijzen. De offerte krijgt de status Afgewezen en de bijbehorende aanvraag staat dan op Verloren.
Goed om te weten
- Goedkeuren kan alleen bij de status Verzonden.
- Het is een digitale goedkeuring met naam en tijdstip en geen juridische handtekening.
- Pas je een verzonden offerte aan, dan wordt het een nieuwe versie. Verzend haar daarna opnieuw.